Perangkat Lunak Pengolah Angka yang
paling sering digunakan adalah Microsoft Excel. Microsoft Excel merupakan
produk unggulan dari Microsoft Corpration yang dirancang untuk data table,
laporan keuangan, penggajian , persedian barang di gudang dan sebagainya. Kita
juga dapat menyebut Microsoft Excel sebagai lembar kerja atau spreadsheed.
A. Mengenal Microsoft
Excel 2007
Kita harus senantiasa bersyukur karena hidup di zaman yang
serba modern. Telah banyak inovasi-inovasi dari pendahulu yang memudahkan
kehidupan kita sekarang. Selayaknya kita juga harus berterima kasih untuk
dedikasi mereka terhadap ilmu pengetahuan dan terciptanya alat-alat canggih
sehingga kita dapat bekerja lebih praktis.
Salah satu inovasi yang diciptakan untuk kemudahan kita adalah komputer.
Komputer tercipta sebagai penyelesaian masalah perhitungan. Kini komputer telah
dilengkapi software-software yang semakin memudahkan kita dalam mengolah data
angka yang selalu menjadi masalah bagi sebagian masyarakat.
Microsoft Excel merupakan aplikasi pengolahan angka (spread sheet) yang disebut
sebagai buku kerja (workbook) elektronik atau program yang difungsikan untuk
mengolah data berupa angka. Kemampuan aplikasi ini, antara lain: pembuatan
tabel data, pengolahan data dengan melibatkan penggunaan rumus, grafik,
database, dan Iain-Iain. Workbook ini terdiri atas kolom dan baris atau .
Workbook dalam Microsoft Excel secara default terdiri atas 3 lembar kerja
(sheet). Berikut ini beberapa istilah penting yang harus diketahui terlebih
dahulu.
• Cell : perpotongan kolom dan baris
• Range : gabungan beberapa sell
• Column : kolom lembar kerja Excel
• Row : baris dari lembar kerja Excel
B.MENGENAL BAGIAN Microsoft
Excel 2007
1.Jendela Microsoft Excel
Setelah program Ms Excel terbuka maka akan muncul jendela
program Ms Excel seperti di bawah ini.
Keterangan
:
a. Title bar
b. Quick Access Toolbar, berisi ikon-ikon yang sangat sering
digunakan, dapat diatur sesuai kebutuhan.
c. Office button, berisi menu-menu seperti yang terdapat pada
menu File pada Microsoft Excel 2003.
d. Tabs, pengembangan dari menu pull down.
e. Groups, keloimpok ikon-ikon yang memiliki fungsi sama.
f. Formula bar.
g. Name box/address box.
h. Kolom, jumlah kolom yang tersedia di Excel 2007 adalah
16.384 yang dimulai dari kolom A hingga berakhir di kolom XFD.
i. Baris, baris dalam Excel 2007 sebanyak 1.048.576 yang
dimulai dari baris 1 Dan berakhir di baris 1.048.576.
j. Sel
k. Cell pointer
l. Scroll bar
m. Sheet tabs
n. Navigations sheet buttons
o. View toolbar, berisi ikon-ikon yang mewakili menu view.
Jendela Microsoft Excel terdiri dari
bagian-bagian yang mempunyai fungsi tertentu. Bagian-bagian itu adalah :
1. Baris Judul
2. Kontrol Jendela
3. Baris Menu
4. Baris Rumus
5. Lembaran Kerja
6. Tab Lembaran Kerja
A. Baris Judul (Title Bar)
Seperti yang ditampilkan pada baris
judul (title bar) terletak dibagian kiri atas jendela Microsoft Excel. Baris
judul (title bar) berfungsi untuk menampilkan nama file lembaran kerja yang
sedang dibuka. Apabila lembaran kerja yang sedang dibuka belum pernah disimpan;
maka secara default lembaran kerja tersebut diberi nama Book1, Book2, dan
seterusnya.
B. Kontrol Jendela (Control Window)
Kontrol jendela terletak dibagian
kanan atas jendela Microsoft Excel sejajar dengan baris judul. Kontrol jendela
berfungsi untuk mengatur tampilan jendela Microsoft Excel. Tombol paling kiri
berfungsi untuk me-minimize jendela Microsoft Excel. Tombol tengah berfungsi
untuk mengecilkan atau memperbesar tampilan jendela Microsoft Excel. Tombol
paling kanan berfungsi untuk menutup jendela Microsoft Excel.
C. Baris Menu (Menu Bar)
Baris menu (menu bar) memuat
menu-menu yang terdapat di Microsoft Excel Masing-masing menu tersebut
mempunyai perintah-perintah yang dikelompokan sesuai dengan fungsi
perintah-perintah yang berhubungan. Perintah-perintah yang terdapat pada sebuah
menu akan ditampilkan apabila menu tersebut di klik.
Microsoft Excel mempunyai 9 buah
menu, yaitu sebagai berikut:
1. Menu File
Menu File memuat perintah-perintah yang berhubungan dengan pengaturan file-file
lembaran kerja. Perintah yang terdapat di menu File antara lain: Open, New,
Close, Print,Page Setup, Exit dan lain-lain
2. Menu Edit
Menu Edit memuat perintah-perintah untuk melakukan pengeditan lembaran kerja.
Perintah-perintah yang terdapat dalam menu Edit antara lain: Undo, Copy, Paste,
Delete, Find, Replace, dan lain-lain. Seperti terlihat pada Gambar
3. Menu View
Menu View memuat perintah-perintah untuk mengatur apa saja yang ditampilkan di
jendela Microsoft Excel dan mengatur bagaimana tampilan sebuah lembaran.
Perintah-perintah yang terdapat dalam menu View antara lain Normal, Page break
Preview, Task Pane, Toolbars, Formula bar, Status Bar, Header and Footer,
Comments, CustomViews, Full Screen, Zoom.
4. Menu Insert
Menu Insert memuat perintah-perintah yang berhubungan dengan penyisipan.
Perintah yang terdapat di menu Insert antara lain: Cells, Rows, Columns, Worksheet,
Chart, Symbols, dan lain-lain
5. Menu Format
Menu Format memuat perintah-perintah untuk melakukan pengaturan sel.
Perintah-perintah yang terdapat dalam menu Format antara lain: Cells, Row,
Column, Sheet, Autoformat, Style dan lain-lain.
6. Menu Tools
Menu Tools memuat perintah-perintah pendukung untuk pengaturan lembar kerja.
Perintah-perintahnya antara lain: Speeling, Speech, Protection, Macro, dan
lain-lain.
7. Menu Data
Menu Data memuat perintah-perintah yang berhubungan dengan pengaturan data.
Perintah yang terdapat di menu Data antara lain: Sort, Filter, SubTotal, Table,
TexttoColumn dan lain-lain
8. Menu Window
Menu Window memuat perintah-perintah untuk melakukan pengaturan tampilan
lembaran kerja. Perintah-perintah yang terdapat dalam menu Window antara lain:
New Window, Arrange, Hide, Split, Freeze Panes, dan lain-lain.
9. Menu Help
Menu Help memuat bantuan yang umum diperlukan untuk menjelaskan fungsi dan
contoh penggunaan perintah di Excel. Perintah-perintah yang terdapat dalam menu
Help antara lain Microsoft Excel Helps, Show Office Assistant, Contact Us,
Check for Update dan lain-lain.
D. Baris Rumus (Menu Formula) dan
Fungsi (Function)
Rumus (formula) adalah suatu bentuk
perhitungan yang dibuat oleh kita sendiri dengan tujuan tertentu, misalnya
menjumlahkan, mengurangkan, dan mengalikan. Melalui rumus ini, kita dapat
memasukan data dengan menggunakan operator hitung (operator aritmatik),
diantaranya adalah :
* + (plus) : penjumlahan
* * (kali) : perkalian
* ^ (pangkat) : pemangkatan
* – (minus) : pengurangan
* / (bagi) : pembagian
E. Lembaran Kerja
Lembaran kerja Micrososft Excel
berbentuk tabel yang terdiri dari kolom-kolom dan baris-baris. Setiap kolom
mempunyai kepala kolom yang dimulai dari A,B,C, .Z, AA, AB, dan seterusnya sampai
kolom IV. Jumlah kolom 256 diawali kolom A dan diakhiri kolom IV. Sebaliknya,
baris mempunyai kepala baris yang dimulai dari 1, 2, 3, dan seterusnya sampai
baris 65536.
Setiap kotak yang terdapat di
lembaran kerja disebut dengan sel. Setiap sel mempunyai alamat yang merupakan
kombinasi dari kolom dan baris dimana sel tersebut berada. Misalnya sel yang
terdapat dikolom H baris ke 15, maka sel tersebut disebut dengan sel H15.
Alamat sel tersebut akan digunakan sebagai acuan dalam perhitungan, baik menggunakan
rumus maupun fungsi-fungsi yang terdapat di Microsoft Excel.
F. Tab Lembaran Kerja
Tab lembaran kerja terdapat pada
bagian bawah jendela Microsoft Excel dan sejajar dengan scroll bar horizontal.
Tab lembaran kerja berfungsi untuk mengaktifkan sebuah lembaran kerja. Tab
lembaran kerja yang aktif akan tampak lebih terang dari pada tab lembaran kerja
yang lain. Lembaran kerja diaktifkan dengan cara mengeklik tab lembaran kerja
yang bersangkutan.
2. Memulai Ms
Excel 2007
Untuk memulai Ms Excel 2007 langkah-langkahnya
sebagai berikut.
a. Klik tombol Start
b. All program
c. Microsoft Office
d. Microsoft Office Excel 2007
3. Menu dan Ikon
Microsoft Excel 2007
Seperti telah dijelaskan di depan bahwa tampilan menu dan ikon pada Ms Excel
2007 berbeda dengan versi sebelumnya. Menu dan ikon pada Ms Excel 2007
dikelompokkan dalam tab-tab ribbon.
Pada intinya fungsi dan kegunaan
dari ikon-ikon yang ada sama dengan ikon pada versi-versi sebelumnya. Menu dan
ikon Ms excel 2007 antara lain :
1. Office Button
Office button adalah pengganti menu
File yang biasanya terdapat pada Microsoft Word versi sebelumnya.
Office Button berisi ikon-ikon
sebagai berikut :
Nama
|
Fungsi
|
New
|
New adalah pilihan untuk membuat
dokumen baru.
|
Open
|
Open adalah pilihan untuk membuka
kembali dokumen yang telah disimpan.
|
Save
|
Save adalah pilihan untuk
menyimpan dokumen yang telah disimpan setelah diubah.
|
Save As
|
Save As adalah pilihan untuk
menyimpan dokumen baru atau dokumen lama dengan nama yang berbeda.
|
Print
|
Print adalah pilihan untuk
mencetak dokumen.
|
Prepare
|
Prepare adalah pilihan untuk
persiapan publikasi dokumen.
|
Send
|
Send adalah pilihan mengirimkan
dokumen melalui e-mail atau internet Faximile.
|
Publish
|
Publish adalah pilihan untuk
mengunggah dokumen ke internet melalui blog atau dokumen managemen server.
|
Close
|
Close adalah pilihan untuk menutup
lembar kerja.
|
2.
Menu Home
Menu Home berisi operasi standar
pada pengolahan data Ms Excel, seperti menyalin data, mengatur huruf, perataan
teks, dan lain sebagainya. Ribbon yang terdapat pada menu Home adalah :
a. Clipboard
Nama
|
Fungsi
|
Paste
|
Menampilkan data hasil Cut atau
Copy
|
Cut
|
Memindahkan data dengan cara
dipotong
|
Copy
|
Menyalin data
|
Format Pointer
|
Menyalin format data dan
mengaplikasikan pada data yang lain.
|
b. Font
Nama
|
Fungsi
|
Font
|
Mengatur pilihan jenis huruf
|
Font size
|
Mengatur pilihan ukuran huruf
|
Bold
|
Membuat cetakan huruf tebal
|
Italic
|
Membuat cetakan huruf miring
|
Underline
|
Membuat cetakan huruf garis bawah
|
Increase Font size
|
Menambah ukuran huruf
|
Decrease Font size
|
Mengurangi ukuran huruf
|
Border
|
Menambah bingkai pada tabel
|
Fill color
|
Memberi warna pada tabel
|
Font color
|
Memberi warna pada huruf
|
c. Alignment
Nama
|
Fungsi
|
Top Align
|
Mengatur posisi teks berada di
atas
|
Middle Align
|
Mengatur posisi teks berada di
tengah
|
Button Align
|
Mengatur posisi teks berada di
bawah
|
Orientation
|
Mengatur posisi teks dengan posisi
menurun atau miring.
|
Align Text Left
|
Mengatur paragraf rata kiri
|
Align Text Center
|
Mengatur paragraf rata tengah
|
Align Text Right
|
Mengatur paragraf rata kanan
|
Decrease Indent
|
Mengatur teks menjorok keluar
|
Increase Indent
|
Mengatur teks menjorok ke dalam
|
Wrap Text
|
Menampilkan data dalam satu sell dengan
tampilan beberapa baris
|
Merge & Center
|
Menggabungkan dua sell atau lebih
|
d. Number
Nama
|
Fungsi
|
Number format
|
Mengatur format angka
|
Accounting number format
|
Mengatur format angka dalam
laporan keuangan
|
Percent style
|
Menambah simbol persen (%)
|
Comma style
|
Menambah simbol koma (,)
|
Increase decimal
|
Menampilkan desimal secara lebih
sederhana
|
Decrease decimal
|
Menambah angka desimal
|
e. Styles
Nama
|
Fungsi
|
Conditional formatting
|
Mengatur format dengan kondisi
tertentu
|
Format as table
|
Mengatur format tabel
|
Cell style
|
Mengatur style cell
|
f. Cells
Nama
|
Fungsi
|
Insert
|
Menambah sell
|
Delete
|
Menghapus sell
|
Format
|
Mengatur sell
|
g. Editing
Nama
|
Fungsi
|
Sum
|
Bantuan penggunaan fungsi Excel
|
Fill
|
Meneruskan pola urutan angka
|
Clear
|
Menghapus segala sesuatu yang ada
di dalam sell terpilih
|
Sort & filter
|
Mengatur data sehingga lebih mudah
untuk menganalisis
|
Find & select
|
Mencari dan memilih teks tertentu,
format atau jenis informasi dalam workbook.
|
3. Insert
a. Tables
Nama
|
Fungsi
|
Pivot Table
|
Meringkas data menggunakan Tabel
Pivot atau untuk menyisipkan Chart Pivot.
|
Table
|
Untuk membuat tabel.
|
b.Ilustrations
Nama
|
Fungsi
|
Picture
|
Menyisipkan gambar.
|
Clip Art
|
Menyisipkan gambar Clip Art.
|
Shapes
|
Menyisipkan bentuk-bentuk dasar.
|
SmartArt
|
Menyisipkan grafik SmartArt.
|
c. Charts
Nama
|
Fungsi
|
Column
|
Menyisipkan grafik batang.
|
Line
|
Menyisipkan grafik garis.
|
Pie
|
Menyisipkan grafik pie.
|
Bar
|
Menyisipkan grafik dalam bentuk
mendatar.
|
Area
|
Menyisipkan grafik area.
|
Scatter
|
Menyisipkan grafik scatter
(menyebar).
|
Other Charts
|
Pilihan grafik yang lain.
|
d. Links
e.Text
Nama
|
Fungsi
|
Text Box
|
Menambah text box (kotak teks).
|
Header & Footer
|
Menambah header dan footer
dokumen.
|
Word Art
|
Menambah tulisan artistik WordArt.
|
Signature Line
|
Menambah garis tanda tangan.
|
Object
|
Menambah objek Microsoft Office.
|
Symbol
|
Menambah simbol-simbol.
|
4. Page Layout
a. Themes
Nama
|
Fungsi
|
Themes
|
Mengatur tema dokumen.
|
Color
|
Mengatur warna pada tema.
|
Font
|
Mengatur huruf pada tema.
|
Effect
|
Mengubah efek untuk tema.
|
b. Page Setup
Nama
|
Fungsi
|
Margin
|
Mengatur batas tepi dokumen.
|
Orientation
|
Mengatur posisi dokumen.
|
Size
|
Mengatur pilihan ukuran dokumen.
|
Print Area
|
Menentukan lokasi yang akan
dicetak.
|
Breaks
|
Memberi jarak dokumen.
|
Background
|
Mengatur latar dokumen.
|
Print Tiles
|
Menentukan baris dan kolom untuk
diulang setiap mencetak.
|
c. Scale to Fit
Nama
|
Fungsi
|
Width
|
Menentukan lebar dokumen ketika
dicetak.
|
Heigth
|
Menentukan panjang dokumen ketika
dicetak.
|
Scale
|
Menentukan skala dokumen ketika dicetak
dengan file Excel.
|
d. Sheet Options
Nama
|
Fungsi
|
Gridlines
|
Mengatur garis grid nampak/tidak
nampak pada dokumen Excel maupun ketika dicetak.
|
Heading
|
Mengatur heading nampak/tidak
nampak pada dokumen Excel maupun ketika dicetak.
|
e. Arrange
5. Formula
a. Function Library
b. Defined Names
c. Formula Auditing
d. Calculation
6. Data
a. Get External Data
b. Connections
c. Sort & Filter
d. Data Tools
e. Outline
7. Review
a. Proofing
b. Comments
c. Changes
8. View
a. Workbook Views
b. Show/Hide
c. Zoom
d. Window